Лични данни

Кратка информация относно дейностите по обработване на лични данни от „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД съгласно Общия регламент за защита на данните (ЕС) 2016/679
 
„АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД, със седалище и адрес на управление: град София, п. код 1000, район „Средец”, улица „Цар Калоян” №10, ет.1, ЕИК: 202398932, съдружници и управители: Мария Петкова Панайотова и Елена Иванова Кирилова, телефон: 02 9802010, 0876 802021, електронна поща: info@alohatravel.bg, е т. нар. Администратор на лични данни
„АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД извършва дейности по обработване на лични данни във връзка с осъществяване на основните дейности на дружеството: туроператорска дейност и туристическа агентска дейност.
„АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД действа заедно с друг администратор като съвместни администратори по смисъла на чл.26, параграф 1 от Общия регламент относно защитата на данните (ЕС) 2016/679 в следните случаи:
- когато „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД сключва договори в качеството на туроператор, чрез туристически агент,  и обработва лични данни  на клиенти – потребители на туристически услуги с цел сключването и изпълнението на тези договори. В тези случаи „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД и туристическият агент, който сключва договора за „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД, са съвместни администратори.
- когато „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД сключва договори в качеството на туристически агент, от името на други туроператори, и обработва лични данни  на клиенти – потребители на туристически услуги с цел сключването и изпълнението на тези договори. В тези случаи туроператорът и „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД са съвместни администратори.
Категориите лични данни, които се обработват са:
А). Три имена; адрес; електронна поща; телефонен номер; единен граждански номер (съответно за чужденци личен номер на чужденец или дата на раждане); номер и дата на издаване на документ за самоличност и орган, който го е издал; гражданство.
Това са лични данни на клиенти, които са потребители по смисъла на Закона за туризма на туристически услуги и организирани туристически пътувания, организирани и предоставяни от „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД, и такива, които са организирани и предоставяни от други туроперати и са предлагани и продавани от „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД, като туристически агент.
Тези лични данни се обработват със следните цели и на следните основания:
- с цел и на основание сключването и изпълнението на договорите с клиенти – потребители по смисъла на Закона за туризма, по които „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД организира и предоставя туристически услуги и организирани туристически пътувания., и сключването и изпълнението на договори, по които други туроператори предоставят отделни туристически услуги и организирани туристически пътувания, когато тези договори се сключват чрез „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД като туристически агент.
Законовото основание за обработването на данните е чл. 6, пар.1, буква „б” от Общия регламент за защита на данните (ЕС) 2016/679 и чл.4, ал.1, т.3 от ЗЗЛД.
Предоставянето на лични данни от субекта е необходимо изискване за сключването и изпълнението на договора, без което е невъзможно договорът да бъде сключен и изпълнен.
- с цел изпълнение на законовите задължения на „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД за счетоводна и данъчна отчетност и деклариране на данъчни задължения съгласно българското законодателство (Закона за счетоводството, Закона за корпоративното подоходно облагане, Закона за данък върху добавената стойност и други приложими нормативни актове).
Законовото основание за обработването на данните е чл. 6, пар.1, буква „в” от Общия регламент за защита на данните (ЕС) 2016/679 и чл.4, ал.1, т.1 от ЗЗЛД.
Предоставянето на лични данни от субекта е необходимо изискване за изпълнението на законовите задължения на администраторите за счетоводна и данъчна отчетност и деклариране на данъчни задължения, без което е невъзможно те да бъдат изпълнени. 
            Б). Собствено име и фамилно име и електронна поща.
            Това са лични данни на физически лица, които са потребители – абонати на услуга за получаване на информационен бюлетин с цел извършване на рекламни и маркетингови дейности от „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД, която се заявява чрез електронна заявка на уеб сайта на дружеството.
Тези лични данни се обработват с цел реклама и маркетинг чрез разпространяването на електронен информационен бюлетин до потребители на уеб сайта на „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД относно туристическите услуги и организираните туристически пътувания, предлагани от „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД като туроператор и като туристически агент.
            Обработването се извършва само въз основа на предварително дадено от физическото лице – абонат на информационния бюлетин, съгласие за обработването на личните му данни.
Законовото основание за обработването на данните е чл. 6, пар.1, буква „а” от Общия регламент за защита на данните (ЕС) 2016/679 и чл.4, ал.1, т.2 от ЗЗЛД.
Предоставянето на лични данни от субекта на администраторите е необходимо изискване за абонирането за услугата и получаването на информационния бюлетин на електронна поща.
В). Собствено и фамилно или потребителски имена в социалната мрежа Фейсбук, ако се различават от действителните, и електронна поща.
Тези лични данни се обработват с цел реклама и маркетинг чрез изпращането на лични рекламни и други търговски съобщения до потребители на социалната мрежа Фейсбук, съдържащи информация относно предлаганите от „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД като туроператор и като туристически агент туристическите услуги и организираните туристически пътувания.
Законовото основание за обработването на данните е чл. 6, пар.1, буква „а” от Общия регламент за защита на данните (ЕС) 2016/679 и чл.4, ал.1, т.2 от ЗЗЛД.
Предоставянето на лични данни от субекта на администраторите е необходимо изискване за получаването на лични рекламни и търговски съобщения чрез социалната мрежа Фейсбук.
 
            Категориите получатели, на които могат да бъдат разкрити данните:
 При изпълнението на договора и за изпълнение на данъчни и счетоводни законови задължения категориите получатели са: 
- контрагенти  - доставчици на туристически услуги, включени в организирано туристическо пътуване, като настаняване, превоз, хранене, допълнителни туристически услуги;
- ИТ компания, обслужваща информационните системи на администраторите;
- счетоводител;
- Национална агенция за приходите;
            „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД има правото и може да предава събраните и обработваните лични данни на публичен орган или на доставчик на туристическа услуга в трета държава, която не е член на Европейския съюз: или на международна организация, в случаите, когато това е необходимо за изпълнението на сключения договор за организирано пътуване или за за сключването или изпълнението на договор, сключен в интерес на субекта на данните между „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД и друго физическо или юридическо лице (например, при необходимост от издаване на виза за трета държава; доставяне на хотелско настаняване, превоз или друга услуга в трета държава), независимо от наличието или отсъствието на решение на Европейската комисия относно адекватното ниво на защита в съответната трета държава или международна организация, наличието на подходящи гаранции или на съгласие на субекта.
Законовото основание за предаването на личните данни в тези случаи е чл.49, пар.1, букви „б” и „в” от Регламент (ЕС) 2016/679.
При обработването с цел реклама и маркетинг чрез разпространяването на електронен информационен бюлетин до потребители на уеб сайта на „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД относно туристическите услуги и организираните туристически пътувания, предлагани от „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД като туроператор и като туристически агент категориите получатели са - ИТ компания, обслужваща информационните системи на администраторите.
При обработването с цел реклама и маркетинг чрез изпращането на лични рекламни и други търговски съобщения до потребители на социалната мрежа Фейсбук, съдържащи информация относно предлаганите от него като туроператор и като туристически агент туристическите услуги и организираните туристически пътувания, категориите получатели са:  ИТ компания, обслужваща информационните системи на администраторите, и рекламна агенция.
Срокове  и условия за съхранение на личните данни:
Данните, обработвани с цел и на основание сключването и изпълнението на договорите и с цел изпълнение на законовите задължения на „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД за счетоводна и данъчна отчетност и деклариране на данъчни задължения, се съхраняват, както следва: личните данни, събрани и записани в сключените и подписани договори на хартиен носител, и в документите, подписани и изготвени с цел изпълнението на договорите, се съхраняват в сроковете за съхраняване на първични счетоводни документи, включително и такива за данъчен контрол съгласно ДОПК 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение; личните данни в счетоводни регистри и финансови отчети - 10 години, а личните данни във всички останали носители – 5 години.
Личните данни, които са записани и съхранявани на технически електронен носител, с изключение на данните в счетоводните регистри, при условие, че не са от значение за данъчното и осигурително облагане, могат да бъдат изтрити по преценка на „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД или по искане на субекта на личните данни преди изтичането на срока по ал.1,  след като е приключило изпълнението на сключения договор.
Данните, обработвани с цел реклама и маркетинг чрез разпространяването на електронен информационен бюлетин до потребители на уеб сайта на „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД се съхраняват до оттеглянето на съгласието на лицето – абонат чрез препратка за прекратяване на абонамента в края на електронния бюлетин или чрез изпращане на електронно писмо от абоната, в който случай „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД е длъжно да преустанови обработването на личните му данни, без това да води до лишаване от възможността му да ползва като потребител предлаганите от дружеството туристически услуги и организирани туристически пътувания, или да води до други неблагоприятни последици. Личните данни могат да бъдат изтрити по преценка на „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД или по искане на субекта на личните данни след оттеглянето на съгласието му за обработване. Оттеглянето на съгласието не засяга законосъобразността на обработването до оттеглянето.
Данните, обработвани с цел реклама и маркетинг чрез изпращането на лични рекламни и други търговски съобщения до потребители на социалната мрежа Фейсбук, се съхраняват до оттеглянето на съгласието на субекта чрез изпращане на електронно съобщение чрез социалната мрежа Фейсбук или писмо по електроннапоща, в който случай „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД е длъжно да преустанови обработването на личните му данни, без това да води до лишаване от възможността му да ползва като потребител предлаганите от дружеството туристически услуги и организирани туристически пътувания, или да води до други неблагоприятни последици. Личните данни могат да бъдат изтрити по преценка на „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД или по искане на субекта на личните данни след оттеглянето на съгласието му за обработване. Оттеглянето на съгласието не засяга законосъобразността на обработването до оттеглянето.
            Права на субектите на лични данни съгласно Регламент (ЕС) 2016/679:
            Всяко физическо лице, чийто лични данни се обработват от „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД, има следните права:
- право на достъп до личните данни, свързани с лицето, които се обработват от дружеството/организацията;
- право на коригиране или допълване на неточни или непълни лични данни;
- право на изтриване („право да бъдеш забравен“) на лични данни, които се обработват незаконосъобразно или с отпаднало правно основание (изтекъл срок на съхранение, оттеглено съгласие, изпълнена първоначална цел, за която са били събрани и др.);
- право на ограничаване на обработването – при наличие на правен спор между „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД и физическото лице до неговото решаване и/или за установяването, упражняването или защитата на правни претенции;
- право на преносимост на данните – ако се обработват по автоматизиран начин на основание съгласие или договор. За целта данните се предават в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат. Ако е технически осъществимо, прехвърлянето на данните може да стане пряко от „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД към друг администратор. Правото на преносимост обхваща само данни, предоставени лично от субекта на данни, както и лични данни, генерирани и събрани от неговата дейност.
- право на възражение – по всяко време и на основания, свързани с конкретната ситуация на лицето, при условие, че не съществуват убедителни законови основания за обработването, които имат предимство пред интересите, правата и свободите на субекта на данни, или съдебен процес;
- право да не бъде обект на изцяло автоматизирано решение, включващо профилиране което поражда правни последствия за субекта на данните или го засяга в значителна степен. „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД не използва в дейността си технологии предвиждащи и позволяващи вземането на изцяло автоматизирани решения, включващи профилиране.
- правото да бъде уведомен при нарушаване на сигурността на личните му данни, в случай, че нарушението е породило висок риск за правата и свободите му.
    Ред за упражняване на правата:
    Субектите на лични данни упражняват правата си като подават искане до „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД. Искането може да бъде подадено устно, писмено или с електронни средства.
Когато „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД действа заедно с друг администратор като съвместни администратори, субектът на данни може да подаде искане за упражняване на правата си до всеки един от двамата съвместни администратори
„АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД следва да разгледа искането и да отговори на субекта на данни, като му предостави информация относно действията, които е предприело дружеството във връзка с неговото искане за упражняване на правата му, или ако не е предприело действия по искането на субекта на данни, да го уведоми за причините за отказа и за възможността за подаване на жалба до Комисията по ЗЛД и търсене на защита по съдебен ред. 
„АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД разглежда искането и отговаря на субекта без ненужно забавяне, но във всички случаи в срок не по – дълъг от един месец от получаване на искането. При необходимост този срок може да бъде удължен с още два месеца, като се взема предвид сложността и броя на исканията. „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД информира субекта на данните за всяко такова удължаване в срок от един месец от получаване на искането, като посочва и причините за забавянето.
Когато субектът на данни подава искане с електронни средства, по възможност информацията се предоставя с електронни средства, освен ако субектът на данни не е поискал друго.
Ако субектът на данните е поискал това, информацията може да бъде дадена устно, при положение че идентичността на субекта на данните е доказана с други средства. 
Разглеждането на исканията на субектите, предприемането на действия и отговорите до субектите се предоставят безплатно. Когато исканията на субект на данни са явно неоснователни или прекомерни, по-специално поради своята повторяемост, „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД може или: 
а) да наложи разумна такса, като взема предвид административните разходи за предоставяне на информацията или комуникацията или предприемането на исканите действия, или 
б) да откаже да предприеме действия по искането. „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД носи тежестта на доказване на явно неоснователния или прекомерен характер на искането. 
Когато има основателни опасения във връзка със самоличността на физическото лице, което подава искане, „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД може да поиска предоставянето на допълнителна информация, необходима за потвърждаване на самоличността на субекта на данните. 
Субектите на данни имат право да подадат жалба до Комисията за защита на личните данни, право на съдебна жалба срещу решение или отказ или забавяне на разглеждане на жалбата му от Комисията, както и правото да предяват иск пред съда в случаите, когато техните права са нарушени.
 
Документът е изготвен от Адвокатско съдружие „Наталия Янева и Атанас Георгиев” по възлагане от „АЛОХА ТРАВЕЛ” ООД по силата на Договор за правна помощ от 26.04.2018г. – пункт І, точка 6 от договора.